Die Abteilung Finanzen an der Goethe‑Universität Frankfurt – Ihr umfassender Leitfaden
Abteilung Finanzen Goethe Uni. Willkommen! Wenn Sie sich neu an der Goethe‑Universität (GUF) einschreiben, als wissenschaftliche Hilfskraft starten oder einfach mehr über die finanzielle Verwaltung der Hochschule erfahren wollen, dann ist dieser Beitrag genau das Richtige für Sie. Wir nehmen Sie mit hinter die Kulissen der Abteilung Finanzen – zeigen, wie das Budget strukturiert ist, welche Services Sie nutzen können und welche Formalitäten zu beachten sind. Alles in einer klaren, leicht verständlichen Form, damit Sie sofort handeln können.
1. Warum die Finanzabteilung für Sie wichtig ist
| Zielgruppe | Was Sie von der Abteilung erwarten können | Warum das relevant ist |
|---|---|---|
| Studierende | Stipendien‑ und BAföG‑Beratung, Konten‑ und Zahlungsabwicklung, Kosten‑ und Leistungsnachweise | Ohne korrekte Abrechnung kann Ihr Studium schnell teurer werden |
| Mitarbeitende (Wissenschaftlich & Verwaltung) | Reisekostenerstattung, Gehaltsabrechnung, Fördermittel‑Management | Ihr Einkommen und Ihre Forschungsgelder hängen von präziser Buchführung ab |
| Externe Partner & Sponsoren | Vertrags‑ und Zahlungsmanagement, Reporting | Transparente Abwicklung stärkt Vertrauen und langfristige Zusammenarbeit |
| Lehrende | Vorlesungs‑ und Prüfungsgebühren, Honorarabrechnung, Budgetplanung für Lehrveranstaltungen | Finanzielle Ressourcen bestimmen, welche Lehrformate Sie anbieten können |
Kurz gesagt: Fast jede Bewegung im universitären Alltag hat eine finanzielle Komponente, und die Abteilung Finanzen sorgt dafür, dass diese reibungslos funktioniert. Abteilung Finanzen Goethe Uni
2. Aufbau und Kernaufgaben der Abteilung
Die Finanzabteilung der GUF ist in mehrere Teilbereiche gegliedert, die jeweils eigene Verantwortlichkeiten tragen:
- Zentralbuchhaltung – Erfasst alle Buchungsvorgänge, erstellt Jahresabschlüsse und sorgt für die Einhaltung des Handelsgesetzbuches (HGB). Abteilung Finanzen Goethe Uni
- Budget‑ und Controlling‑Einheit – Plant das Jahresbudget, überwacht Soll‑Ist‑Vergleiche und liefert Management‑Reports. Abteilung Finanzen Goethe Uni
- Studenten‑Finanzservice – Bearbeitet Anträge zu BAföG, Stipendien, Studiengebühren und Rückerstattungen.
- Mitarbeiter‑ und Gehaltsabrechnung – Verantwortlich für Lohn‑ und Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsbeiträge und Sonderzahlungen. Abteilung Finanzen Goethe Uni
- Fördermittel‑Management – Koordiniert Drittmittelprojekte, prüft Förderanträge und überwacht die Mittelverwendung. Abteilung Finanzen Goethe Uni
- Reisekosten‑ und Beschaffungswesen – Genehmigt Dienstreisen, prüft Rechnungen und verwaltet das Beschaffungswesen inklusive Rahmenverträge. Abteilung Finanzen Goethe Uni
Jede dieser Einheiten arbeitet eng mit den Fachbereichen, dem Kanzleramt und externen Institutionen zusammen – ein Netzwerk, das das reibungslose Funktionieren der gesamten Universität garantiert. Abteilung Finanzen Goethe Uni
3. Das Jahresbudget der Goethe‑Universität – ein Überblick
Die GUF finanziert sich aus einer Kombination von Landesmitteln, Drittmitteln, Studiengebühren und sonstigen Einnahmen. Die nachfolgende Tabelle gibt Ihnen einen groben Überblick über die Budgetstruktur für das Geschäftsjahr 2023/24 (alle Angaben in Mio. €). Abteilung Finanzen Goethe Uni
| Kostenstelle | Betrag (Mio. €) | Anteil am Gesamtbudget | Hauptverwendungszweck |
|---|---|---|---|
| Personalkosten | 1 650 | 45 % | Gehälter, Sozialabgaben, Wissenschaftliche Hilfskräfte |
| Forschungs‑ und Drittmittel | 720 | 20 % | Drittmittelprojekte, Drittmittel‑Management |
| Lehre & Studium | 420 | 12 % | Vorlesungsgebühren, Prüfungsorganisation |
| Infrastruktur | 300 | 8 % | Gebäudeunterhalt, IT‑Services |
| Verwaltung & Sonstiges | 210 | 5 % | Verwaltungskosten, Marketing |
| Rücklagen & Investitionen | 280 | 9 % | Neubau, Modernisierung, digitale Transformation |
| Gesamt | 3 580 | 100 % | — |
Tipp: Wenn Sie als Projektleiter*in Drittmittel beantragen, achten Sie darauf, dass Ihr Kostenplan mit den Budget‑Schlüsselwerten der GUF (z. B. Personalanteil vs. Sachmittel) konform ist – das erhöht die Genehmigungschancen erheblich. Abteilung Finanzen Goethe Uni
4. Ihre wichtigsten Finanz‑Services – Schritt für Schritt
4.1 Studiengebühren & Zahlungsfristen
| Service | Wer nutzt ihn? | Wie beantragen Sie ihn? | Wichtige Fristen |
|---|---|---|---|
| Semesterbeitrag | Alle eingeschriebenen Studierenden | Automatischer Abbuchungsauftrag über das Studierenden‑Portal (Moodle‑Finance) | 1. April (Wintersemester), 1. Oktober (Sommersemester) |
| Rückerstattung von Gebühren | Studierende, die das Studium vorzeitig abbrechen | Online‑Formular „Studienbeitragsrückerstattung“ | Innerhalb von 4 Wochen nach Exmatrikulation |
| Zahlungsplan für BAföG‑Empfänger | BAföG‑Bezieher*innen | Antrag bei „Finanzservice Studierende“ | Vor Semesterbeginn einreichen |
4.2 Reisekostenabrechnung
- Reiseantrag über das interne System Travel@GUF einreichen (mindestens 5 Tage vor Abreise).
- Belege sammeln (Flug, Hotel, Verpflegung) und im PDF‑Format hochladen.
- Kostenstelle auswählen – je nach Projekt (z. B. „Drittmittel‑Projekt XYZ“).
- Genehmigung durch den Vorgesetzten und die Finanzabteilung abwarten (typisch 3–5 Werktage).
- Auszahlung erfolgt auf Ihr Gehaltskonto innerhalb von 10 Werktagen nach Genehmigung. Abteilung Finanzen Goethe Uni
4.3 Projekt‑ und Drittmittel‑Management
| Aufgabe | Verantwortlicher | Dokumente | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Antragstellung | Projektleiter*in | Förderantrag, Kostenplan, Arbeitsplan | Nutzen Sie das Fördermittel‑Portal der GUF – es prüft formale Vorgaben automatisch. |
| Mittelabruf | Finanzservice Drittmittel | Abrechnungsnachweis, Zwischennachweis | Abruf nur nach Freigabe durch die zentrale Controlling‑Einheit. |
| Abschlussbericht | Projektleiter*in | Endbericht, Finanzübersicht | Frist: 6 Monate nach Projektende. |
5. Praktische Checklisten für Ihren Finanzalltag
5.1 Checkliste: Studiengebühren rechtzeitig bezahlen
- Im Studierenden‑Portal anmelden und Bankdaten prüfen.
- Fälligkeitstermin im Kalender markieren (1. April / 1. Oktober).
- Bei Bedarf Zahlungsaufschub beantragen (mindestens 2 Wochen vor Frist).
- Bestätigung per E‑Mail archivieren. Abteilung Finanzen Goethe Uni
5.2 Checkliste: Reisekostenabrechnung
- Reise‑ und Kostenplan im System Travel@GUF anlegen.
- Alle Belege digitalisieren (min. 300 dpi).
- Kostenstelle korrekt zuordnen.
- Genehmigung von Vorgesetztem einholen.
- Abschließende Kontrolle durch Finanzservice.
5.3 Checkliste: Drittmittel‑Projekt starten
- Fördermittel‑Datenbank prüfen – passende Förderprogramme auswählen.
- Projekt‑Team informieren und Rollen definieren.
- Budget‑Entwurf in Excel erstellen (Personalkosten, Sachmittel, Reisekosten).
- Antrag im Fördermittel‑Portal hochladen.
- Nach Bewilligung: Kontierung im Finanzsystem anlegen.
6. FAQ – Ihre häufigsten Fragen zur Finanzabteilung der GUF
1. Wie lange dauert die Bearbeitung eines BAföG‑Antrags?
Die Bearbeitung in der Abteilung Finanzen beträgt in der Regel 4–6 Wochen. Sobald das Amt für Ausbildungsförderung den Bewilligungsbescheid ausgestellt hat, wird er automatisch an das Studierenden‑Portal weitergeleitet. Abteilung Finanzen Goethe Uni
2. Kann ich meinen Gehaltsscheck digital erhalten?
Ja. Alle Mitarbeitenden erhalten ihre Lohn‑ und Gehaltsabrechnung ausschließlich elektronisch über das HR‑Portal. Das Konto für die Auszahlung wird einmalig bei der Personalabteilung hinterlegt.
3. Was passiert, wenn ich das Semester nicht bestelle, aber bereits Gebühren bezahlt habe?
Sie können innerhalb von 14 Tagen nach Zahlungseintritt eine Rückerstattung beantragen. Das Formular “Studienbeitragsrückerstattung” finden Sie im Service‑Bereich des Studierenden‑Portals. Abteilung Finanzen Goethe Uni
4. Muss ich für jede kleine Buchung (z. B. Druckkosten) eine eigene Kostenstelle anlegen?
Nein. Kleinbeträge bis zu 150 € können über die Allgemeinkosten‑Stelle (AK‑001) gebucht werden. Für größere Ausgaben oder projektbezogene Kosten ist jedoch immer die jeweilige Kostenstelle zu nutzen. Abteilung Finanzen Goethe Uni
5. Wie kann ich mich über aktuelle Änderungen im Haushaltsplan informieren?
Der monatliche Finanz‑Newsletter wird per E‑Mail an alle Mitarbeitenden und Studierenden verteilt. Zusätzlich sind alle Beschlüsse im Intranet unter “Finanz‑Management → Jahresplan” einsehbar. Abteilung Finanzen Goethe Uni
6. Wer ist mein Ansprechpartner, wenn ich eine falsche Buchung bemerke?
Kontaktieren Sie das Service‑Desk Finanzen (E‑Mail: finance‑service@goethe‑uni.de, Telefon: +49 69 618‑555 00). Für persönliche Anliegen steht Ihnen eine Sachbearbeiterin Ihrer Fachbereichs‑Finanzabteilung zur Verfügung. Abteilung Finanzen Goethe Uni
7. Fazit – So nutzen Sie die Finanzabteilung optimal
- Planen Sie frühzeitig: Alle Fristen (Semesterbeiträge, Anträge für Drittmittel, Reisekosten) liegen meist mehrere Wochen in der Zukunft. Ein gut organisierter Kalender verhindert Nachfragen und Verzögerungen. Abteilung Finanzen Goethe Uni
- Nutzen Sie digitale Tools: Das GUF‑Finanzportal, Travel@GUF und das Fördermittel‑Portal sind nicht nur Zeitsparer, sondern minimieren Fehler bei der Datenübertragung. Abteilung Finanzen Goethe Uni
- Kommunizieren Sie klar: Bei Unklarheiten sofort den zuständigen Ansprechpartner kontaktieren – das spart beiden Seiten Zeit.
- Dokumentieren Sie alles: Bewahren Sie digitale Kopien aller Belege und Bestätigungen auf. Im Falle einer Nachprüfung haben Sie sofort die nötigen Unterlagen parat. Abteilung Finanzen Goethe Uni
Mit diesem Wissen sind Sie bestens gerüstet, um die finanziellen Prozesse an der Goethe‑Universität souverän zu meistern – egal, ob Sie gerade Ihr Studium beginnen, ein Forschungsprojekt leiten oder im Verwaltungsbereich tätig sind. Abteilung Finanzen Goethe Uni
Ihr nächster Schritt? Loggen Sie sich noch heute im Finanz‑Portal ein, prüfen Sie Ihre persönlichen Fristen und legen Sie die ersten Anträge an. Die Abteilung Finanzen der Goethe‑Universität steht Ihnen dabei mit kompetenter Beratung zur Seite – Sie müssen nur den ersten Klick tun! Abteilung Finanzen Goethe Uni